Jak uniknąć naruszania prawa, czyli poradzić sobie z ewentualnym problemem nielegalnego oprogramowania w firmie?

Po pierwsze – KONTROLA SIECI
Zarząd oraz dział informatyki powinny sprawować pełną kontrolę nad danymi w firmowej sieci komputerowej.

Po drugie – INWENTARYZACJA OPROGRAMOWANIA
Ryzyko używania nielegalnego oprogramowania jest tym większe, im mniejsza wiedza o zasobach zgromadzonych w komputerach. Nie od rzeczy jest opracowanie spisu wszystkich programów zainstalowanych na firmowych komputerach, notebookach i serwerach, szczególnie w przypadku bezpośredniego dostępu pracowników do Internetu umożliwiającego im bez wiedzy administratora samodzielną instalację programów prosto z sieci. Należy też bezwzględnie przechowywać licencje na wszystkie zainstalowane programy.

Po trzecie – WERYFIKACJA LEGALNOŚCI OPROGRAMOWANIA
Najlepszym sposobem uzyskania wyczerpujących i aktualnych informacji o zainstalowanym w firmie programach jest audyt oprogramowania.

Po czwarte – POROZUMIENIE Z PRACOWNIKAMI
Warto zapoznać pracowników z zasadami użytkowania oprogramowania oraz podpisać porozumienia określające odpowiedzialność osób zatrudnionych w zakresie przestrzegania ustalonych w firmie procedur dotyczących zasad używania oprogramowania. (Wzór porozumienia w załączniku)

Po piąte – ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA OPROGRAMOWANIE
W większych firmach rozwiązaniem jest wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za zakup programów, ich instalację oraz za nadzór nad zasobami oprogramowania. W mniejszych instalowanie programów najlepiej powierzyć jednej osobie lub działowi. Zaoszczędzi to niespodzianek (zwłaszcza tych przykrych) w przyszłości.